¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas y tickets de compras en España?
4 min
En España, el plazo general legal para guardar facturas y tickets de compras es de cuatro años para cumplir con la Agencia Tributaria, aunque la normativa mercantil exige conservar toda la documentación contable durante seis años. Cumplir este calendario evita sanciones graves ante una inspección de Hacienda o disputas comerciales con proveedores.
Los cuatro años fiscales de la Ley General Tributaria
El plazo de cuatro años es la referencia principal para cualquier autónomo o pequeña empresa en España. Este es el tiempo en el que prescriben las deudas tributarias y el derecho de la administración para determinar la deuda mediante liquidación en impuestos como el IVA o el IRPF.
Es crucial entender cómo se calcula este periodo. Los cuatro años no empiezan a contar el día que realizas la compra, sino el día en que finaliza el plazo voluntario para presentar la declaración del impuesto correspondiente. Por ejemplo, un ticket de compra de abril entra en el segundo trimestre de IVA, cuyo plazo de presentación acaba en julio. Los cuatro años de prescripción comienzan a contar desde esa fecha limite de julio.
El plazo mercantil de seis años y el Código de Comercio
A pesar de que los asesores fiscales se centren en los cuatro años tributarios, el Código de Comercio español establece una regla diferente en su artículo 30. La ley mercantil exige que los comerciantes conserven los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio durante seis años.
Este cómputo de seis años arranca desde el último asiento realizado en los libros contables de la empresa. Mantener los comprobantes durante este periodo extendido es fundamental para tener protección legal frente a reclamaciones judiciales, deudas entre empresas o desacuerdos entre socios.
Excepciones donde la documentación debe guardarse más tiempo
Existen situaciones específicas donde el archivo debe conservarse durante plazos mucho más largos que los habituales. El caso más habitual ocurre con la adquisición de bienes de inversión de elevado valor, como maquinaria, vehículos comerciales o trabajos de adecuación de locales.
Si amortizas un activo durante diez años, debes conservar la factura original y sus justificantes de pago durante toda la vida de la amortización más los cuatro años adicionales de prescripción fiscal. Ocurre algo similar con la declaración de pérdidas fiscales que pretendas compensar en ejercicios futuros, donde Hacienda puede requerir las facturas originarias aunque hayan transcurrido bastantes años.
El problema del papel térmico y la digitalización legal
Guardar físicas de papel térmico durante seis años suele ser inútil. La tinta de las impresoras de caja rápida se borra por completo en pocos meses debido a la luz y al roce, dejando un papel totalmente en blanco que no sirve como prueba documental ante una inspección.
La solución idónea reconocida por la legislación es la digitalización. Conservar imágenes claras y ordenadas en formato digital asegura que todos los datos fiscales permanezcan intactos a lo largo de los años sin ocupar espacio en el almacén o rebotica de tu comercio.
Guardar los comprobantes de tus compras no es un mero trámite administrativo, sino una medida protectora indispensable para tu patrimonio. Aplicar la regla de conservar todo en formato digital durante seis años te permite responder con seguridad ante Hacienda y mantener un control contable impecable.